EAR – Die Buchhaltung – Michael Hertlein im Interview: Vom Quereinsteiger zum Softwareprofi

Buchhaltung ist gerade für kleinere Unternehmen stressig und zeitaufwendig. Dabei gibt es seit mehr als 35 Jahren ein Buchhaltungsprogramm, das genau auf diese Firmen ausgerichtet ist. Michael Hertlein, der heutige Besitzer von „EAR – Die Buchhaltung“, sorgt für die stetige Weiterentwicklung der Software und höchsten Anwendungskomfort. Dabei war sein Weg zu diesem Basic-Buchhaltungsprogramm ungewöhnlich, denn als Quereinsteiger so eine erfolgreiche Software aufzubauen, schaffen nur die Wenigsten.

Michael Hertlein hat mit Unternehmer Deutschlands in einem exklusiven Interview über seinen Weg als Quereinsteiger in die Programmierwelt und sein Herzstück EAR gesprochen.

EAR – Die Buchhaltung: Michael Hertlein im Interview mit Unternehmer Deutschlands

Herzlich willkommen Herr Hertlein, bei Unternehmer Deutschlands. Sie bringen ja eine sehr ungewöhnliche Geschichte mit. Können Sie unseren Lesern vielleicht kurz erklären, wie Sie zum Quereinsteiger in der Programmierbranche wurden?

Ja, gern. Mein Vater war Programmierer und ich hatte als Kind schon Freude daran, ihm bei der Arbeit über die Schulter zu schauen. Alles, was es aufzuschnappen gab, wurde ganz nach dem Motto „Learning-by-Doing“ von mir umgesetzt, es funktionierte meist und machte richtig Spaß.

Mein Vater verstarb plötzlich, als ich 18 Jahre alt war. Ein herber Rückschlag für unsere Familie. Meine Mutter war nun alleinerziehend und musste sich um alles allein kümmern. Darum sah ich es als meine Aufgabe an, dass ich sie unterstützte, wo es nur ging. Unter anderem durch den Erhalt des Werkes meines Vaters. Er hatte in unserem Haus seinen „Bastelkeller“, in dem im Grunde seine komplette Technik stand. Unter anderem auch eine Videoschnittanlage, da er für die Leute in unserem Wohnort immer mal wieder Urlaubsvideos zusammenschnitt. Ich begann mich täglich nach der Schule mit der Technik auseinanderzusetzen und lernte zunächst den Videoschnitt. Damals war das noch eine Aufgabe für sich. Bei den klassischen Videobändern brauchte es viel Geduld, Wissen und Zusatzmaterial, um die Filme vernünftig zu formatieren. Geduld brachte ich mit und das Material war auch da. Dennoch dauerte es einige Monate, bis ich mir das Wissen aus zahlreichen Büchern vollständig angeeignet hatte, um eine Arbeit nach meinen Qualitätsstandards liefern zu können.

Als das geschafft war, brachte ich durch den Druck von kleinen Flyern, auf denen ich den Videoschnitt anbot, die Leistung an den Mann oder Frau. Der Ruf meines Vaters eilte meiner kleinen Werbeaktion offensichtlich voraus. Es kamen die ersten Kunden und besserten mein Taschengeld auf mit dem Schnitt von Familien- und Urlaubsvideos.

Trotz der Erfolge ließ mich das Programmieren nie los. Also wälzte ich wieder über Jahre hinweg jedes Buch, das ich in die Finger bekam, um meine Kenntnisse zu erweitern. Mein Vater konnte ich ja leider nicht mehr um Rat fragen. Aber dank meiner technischen Affinität gelang irgendwann die Umsetzung des gelesenen Wissens. Ich wurde mit jedem Tag besser und gewann an Erfahrung.

“Ich verbrachte viel Zeit mit Programmier-Büchern!”

Also haben Sie sich auf das Programmieren spezialisiert?

Nein, ich machte zunächst ganz klassisch nach dem Abitur ein BWL-Studium und fing danach als BWLer in einem Unternehmen an zu arbeiten. Dabei fiel mir bei der Bedienung der Rechner immer wieder auf, dass dort Fehler produziert wurden. Das konnte mein passioniertes Programmiererherz nicht mehr mit ansehen. Also tüftelte ich in der Freizeit an einer Lösung, um dies dann meinen Vorgesetzten zu präsentieren.

Das kam so gut an, dass schlussendlich das hauseigene Buchhaltungssystem der Firma von mir optimiert wurde. Schon nach kurzer Zeit waren alle begeistert von den Optimierungen und mir wurde klar, dass das meine eigentliche Bestimmung ist.

Da ich bis dato ein sehr sparsamer Mensch war und auch noch bei meiner Familie lebte, fiel die Entscheidung auf einen radikalen Schritt. Die Kündigung meines Jobs und den Aufbau meiner Selbstständigkeit sollte es mir endlich ermöglichen, meine Leidenschaft zum Beruf zu machen.

Und ging das so einfach, den laufenden Job für die Selbstständigkeit aufzugeben?

Ich habe es halt einfach durchgezogen. Gut, aus heutiger Sicht, war das wirklich mutig, ohne einen festen Kundenstamm oder Referenzen. Immerhin fehlte die Ausbildung zum Programmierer. Aber durch meine Videoschnitt-Kunden verbreitete sich die Leistung wie ein Lauffeuer. Offensichtlich eilte mir mein Ruf voraus und auch das BWL-Studium hatte seine Vorteile, da viele der Inhalte mir nun halfen, ein Unternehmen aufzubauen.

Offen gestanden, war eine Prise Glück dabei, aber ich bereue es nicht. Die Selbstständigkeit gibt mir das Gefühl der Selbstbestimmung und Freiheit, die einem in der Anstellung fehlt. Viele Unternehmen boten mir einen festen Job an. Ich lehnte es kategorisch ab. Heute sind sie alle meine Kunden.

“Die Übernahme von EAR war die große Chance für mich!”

Und wie kam es dann zu „EAR – Die Buchhaltung“?

Der eigentliche Gründer von EAR kam eines Tages als Kunde auf mich zu und bat mich, das Programm von dem alten DOS-Betriebssystem auf Windows umzuprogrammieren. Ich nahm mich dem Auftrag an, auch wenn es eine große Aufgabe war. Die DOS-Rechner früher lassen sich aus heutiger Sicht als bessere Taschenrechner bezeichnen, sie konnten nicht viel. Durch die Umstellung auf Windows wurde es erforderlich, das gesamte Programm neu aufzusetzen.

Für mich war das ein riesengroßer Vorteil, da ich die Software vom ersten bis zum letzten Code kennenlernte und aufbauen durfte.

Verständlich, aber seit wann gehört Ihnen das Programm?

Der eigentliche Gründer wollte endlich seinen Ruhestand genießen. Da ich ihn und die Software tagtäglich begleitete, bot er mir den Kauf der Rechte an. Das musste er mir nicht zweimal sagen. Das war diese eine große Chance, um meinem Unternehmen den richtigen Kick zu geben. Ich konnte mich endlich spezialisieren und musste nicht mehr von einem Kunden zum anderen tingeln.

Seit diesem einen Tag vor mehr als 20 Jahren, verbringe ich einen Großteil meiner Zeit mit der Optimierung, Anpassung und Verbesserung der „EAR – Die Buchhaltung“. Sie ist zu meiner Lebensaufgabe geworden.

Was kann denn die Software und für wen ist sie geeignet?

Also die Buchhaltungssoftware ist branchenunabhängig ausgelegt auf kleine Unternehmen bis maximal 10 Mitarbeitern. Dabei bietet das Programm ausschließlich wesentliche Funktionen, vollkommen ausreichend für Unternehmen dieser Größe. Bei vielen anderen Anwendungen, die ich sehe, fällt mir sofort auf, dass da Programmierungen und Arbeitsschritte enthalten sind, die kleine Unternehmen gar nicht betreffen.

Mit den Jahren wurden natürlich einige Updates vorgenommen. Neben der manuellen Buchung lassen sich Kontodaten in EAR importieren. Der Kunde muss die Software nur einmal anlernen und schon verbucht sie eingehende, regelmäßige Ein- und Ausgänge selbstständig. Dafür reicht es aus, bestimmte Worte aus der Überweisungsreferenz zu hinterlegen und zu kategorisieren. Allein durch diese beschriebenen Eigenschaften sparen sich Unternehmen in der Regel 60% der Zeit, die sie sonst in die Buchhaltung stecken müssten. Nachweislich, denn ich nutze mein Programm selbst für die monatliche Buchhaltung.

Sollte zudem eine Lohnbuchhaltung erforderlich sein, dann gibt es auch hier eine passende Lösung. Ich selbst biete zwar keine Funktion bei EAR an, aber greife dafür auf eine Kooperation mit einer anderen Lohnbuchhaltungssoftware zurück. Von dort aus können die Firmen ihre Lohn-Daten direkt in EAR überführen und verbuchen lassen.

Darüber hinaus besitzt EAR eine ELSTER-Schnittstelle zur direkten Übertragung an das Finanzamt und stellt mit jedem Update die aktuellen Steuerformulare und gesetzlichen Änderungen bereit. So sind meine Kunden immer auf dem Laufenden.

Und wie erhalten Ihre Kunden die Updates?

Das kommt auf das Vertragsmodell an. Wer die Software einmalig kauft, dem wird das Update jährlich gegen eine geringe Gebühr zur Verfügung gestellt. Ausgenommen sind hier technische Anpassungen, sollte es mal Unstimmigkeiten geben.

Wer das Programm mietet, erhält die Updates während der Mietzeit automatisch. Allerdings gilt zu beachten, dass nach Ablauf der Mietdauer das Programm weder Updates bekommt, noch neue Buchungen zulässt. Lediglich der Stand des letzten Miettages bleibt dauerhaft verfügbar.

Sie sprechen von technischen Updates, was kann das zum Beispiel sein?

EAR ist so konzipiert, dass sie alle Kunden, auch die ohne viel Erfahrung mit Computern, bedienen können. Allerdings kommt es vor, dass einige die vorgegebenen Buchungsschritte in einer nicht vorhersehbaren Reihenfolge erledigen. Im Ernstfall gibt die Software dann einen Fehler aus.

Ich biete eine telefonische Unterstützung, die in solchen Fällen und bei anderen Fragen, jedem meiner mehr als 1.000 Kunden direkt helfen kann. Über eine Fernwartungs-App schalte ich mich auf den Computer meiner Kunden und spiele mit ihnen den Vorgang durch, um den Fehler live zu reproduzieren.

Erkenne ich dabei, dass der Vorgang der Kunden auch folgerichtig und möglich wäre, passe ich das umgehend in der Programmierung an. Dann gibt es ein technisches Update.

Das klingt nach viel Aufwand. Wie geht es denn mit EAR – Die Buchhaltung weiter?

Zuerst einmal bleibe ich meinem Programm treu. Egal, welche Updates vorgenommen werden, die Anwendung wird weiterhin für die Unternehmen, klein, übersichtlich und einfach sein. Und eines kann ich mit Fug und Recht behaupten: Im Gegensatz zu anderen Softwares, die nicht nur mit unnötigen Funktionen überladen sind und voller Fehler stecken, treten bei EAR selbst nach Updates nur selten Probleme auf. Das spricht für ein gut laufendes Programm.

Aktuell steht die universelle Aktualisierung der Software an. EAR läuft zurzeit nur auf Windows-Betriebssystemen. Die zukünftige Version wird aber auch für macOS und Linux kompatibel sein. Dazu soll es eine App geben, die das Erfassen und Übertragen von Belegen erleichtert.

Aber bis so ein Programm steht, gehen ein paar Jahre ins Land. Dennoch bin ich immer für meine Kunden da und mache mit „EAR – Die Buchhaltung“, wie mein Slogan schon sagt: professionell einfach.