MedArbeiter: Personalgewinnung 2.0 in der Pflegebranche

Jedes erfolgreiche Start-up beginnt mit einer Vision – einer Idee, die nicht nur ein Problem löst, sondern eine ganze Branche verändern kann. Genau das hat MedArbeiter geschafft. Gegründet im Jahr 2022, hat sich das Unternehmen in kürzester Zeit als Vorreiter in der Personalgewinnung für die Pflegebranche etabliert.

Doch wie kam es dazu? Welche Herausforderungen mussten überwunden werden? Und was macht MedArbeiter so einzigartig im Vergleich zur Konkurrenz? In diesem Interview sprechen wir mit den Gründern über ihren Werdegang, die Entstehung ihrer Firma und die Erfolgsfaktoren, die sie dorthin gebracht haben, wo sie heute stehen.

Außerdem werfen wir einen Blick auf die Zukunft: Welche Entwicklungen zeichnen sich in der Pflegebranche ab? Wie will sich MedArbeiter weiterhin abheben? Und welche Rolle spielt dabei der Aufbau einer starken Arbeitgebermarke?

Lassen wir die Gründer selbst zu Wort kommen – mit ihrer Geschichte, ihren Erfahrungen und ihrer Vorausschau auf die kommenden Jahre.

Sebastian Teich und Florian Ngjela im Interview

Herzlich willkommen bei Unternehmer Deutschlands, Sebastian Teich und Florian Ngjela. Vielen Dank, dass ihr euch die Zeit nehmt. Heute wollen wir mehr über euch und euer Unternehmen MedArbeiter erfahren. Vielleicht starten wir ganz klassisch: Wer seid ihr und was macht MedArbeiter?

Sebastian Teich: Danke für die Einladung! Mein Name ist Sebastian Teich, Student der Medizin und einer der vier Gründer von MedArbeiter. Ursprünglich komme ich aus der Krankenpflege, habe sowohl im ambulanten als auch im stationären Bereich gearbeitet. Entsprechend konnte ich hautnah erleben, wie gravierend der Personalmangel in der Pflegebranche ist. Nach der Aufnahme meines Medizinstudiums hat mich das Thema des Fachkräftemangels aber nie wirklich losgelassen. Daraus entstand schließlich die Idee, MedArbeiter zu gründen.

Florian Ngjela: Und ich bin Florian Ngjela, ebenfalls Mitbegründer von MedArbeiter, komme jedoch aus einer anderen Richtung. Mein Plan war es schon immer, dass ich etwas Großartiges aufbaue. Daher habe ich bereits nach dem Abitur nach Wegen in das Unternehmertum gesucht. Vor diesem Hintergrund und Sebastians profundem Fachwissen kam es dann mit der Unterstützung zwei weiterer Gesellschafter zur gemeinsamen Gründung unserer Firma. Gestartet sind wir mit einer Digitalagentur, die sich auf die Erstellung von Webseiten für Gesundheitsunternehmen fokussierte. Dabei wurde uns klar, dass die eigentliche Herausforderung unserer Kunden nicht deren Homepage war, sondern der akute Mangel an Fachkräften – denn der Internetauftritt stellt nur einen von vielen Aspekten dar, die wesentlich für eine Attraktivität als Arbeitgeber sind. Das war der eigentliche Ausgangspunkt von MedArbeiter, nämlich auf der Basis eines holistischen Konzeptes Pflegebetriebe bei der Mitarbeitergewinnung zu unterstützen.

Danke für die kurze Einführung. Ihr habt euch also für ein ganzheitliches Konzept entschieden. Wie genau sah die Entwicklung desselben aus und wie können sich unsere Leser die heutige Vorgehensweise vorstellen?

Sebastian Teich: Der Aufbau unseres Konzepts erfolgte schrittweise. Zunächst haben wir lediglich klassische Personalgewinnung betrieben, mussten aber schnell feststellen, dass die Branche mit herkömmlichen Anzeigen übersättigt ist und gewöhnliche Werbekampagnen in einem stark umkämpften Markt wie der Pflege nicht mehr funktionieren. Pflegeeinrichtungen müssen sich heutzutage auf innovative und kreative Art deutlich von der Konkurrenz abheben, um nicht nur unattraktive Bewerbungen, wie zum Beispiel von Jobhoppern, zu erhalten. Interessant sind stattdessen Bewerbungen von Kandidaten, die sich bewusst und aus Überzeugung für eine bestimmte Einrichtung entscheiden. Das sind die Pflegekräfte mit Herz, denen weit mehr als nur das Jobangebot wichtig ist.

Florian Ngjela: Genau, deshalb haben wir unsere Marschroute immer weiter verfeinert. Heute bieten wir eine ganzheitliche Lösung an, die auf die Pflege spezialisiertes Recruiting setzt und gleichzeitig den Aufbau der Arbeitgebermarke einbezieht. Wir analysieren den gesamten Auftritt unserer Kunden – angefangen von der Webseite bis hin zu den Social-Media-Kanälen – und optimieren ihn gezielt. So schaffen wir eine Umgebung, die bei Fachkräften Interesse weckt – und darüber hinaus sogar die Vorstellung, sich langfristig binden zu können.

Sebastian Teich: Zusätzlich übernehmen wir das gesamte Bewerbermanagement. Entscheidend ist dabei, potenzielle Mitarbeiter sofort nach Eingang ihrer Bewerbung anzurufen – denn je mehr Zeit vergeht, desto stärker schwindet ihr initialer Impuls. Am Telefon gilt es nicht nur zu prüfen, ob der Bewerber zur Stelle passt, sondern vor allem, eine positive Verbindung aufzubauen und echtes Interesse zu wecken. Die richtige Kommunikation sorgt dafür, dass der Bewerber motiviert ins Gespräch geht und sich in der Zwischenzeit nicht umentscheidet. Durch dieses Vorgespräch stellen wir sicher, dass unser Kunde nur qualifizierte Bewerbungen erhält, und begleiten den gesamten Prozess bis zur erfolgreichen Einstellung. So schaffen wir eine nachhaltige Lösung für den Fachkräftemangel.

Eine spannende Entwicklung! Welche Meilensteine und Herausforderungen gab es in dieser Findungsphase?

Sebastian Teich: Ja, es war definitiv eine packende, aber auch sehr prägende Reise. Einer der größten Aha-Momente war, als wir bemerkten, dass wir zwar erfolgreich Bewerbungen generieren konnten, es den Unternehmen allerdings häufig nicht gelang, die Kandidaten tatsächlich einzustellen. Wir wussten zunächst nicht, woran das lag, bis wir genauer hinsahen und feststellten, dass viele Arbeitgeber Schwierigkeiten hatten, Bewerber final von sich zu überzeugen. Ihnen war schlichtweg unbekannt, wie Gespräche idealerweise geführt werden sollten und wie man sich effektiv verkauft.

Florian Ngjela: Wir hatten bereits Kunden mit nahezu identischen Jobangeboten – beide waren kleine ambulante Pflegedienste aus derselben Stadt. Auch die Anzahl der durch uns generierten Bewerbungsgespräche war ähnlich. Doch während der eine Pflegedienst mühelos eine Einstellung nach der anderen vornahm, klappte es bei dem anderen einfach nicht. Daraus haben wir gelernt und unser Konzept erweitert. Wir haben ein Coaching-Programm entwickelt, das unsere Kunden gezielt darauf vorbereitet, Bewerbungsgespräche erfolgreich zu führen. In diesem Rahmen erfolgt eine intensive Unterweisung, wie sie sich als attraktiver Arbeitgeber präsentieren, wie sie Vertrauen aufbauen und wie sie die passenden Kandidaten direkt für sich gewinnen können. Seitdem sehen wir deutlich bessere Einstellungsquoten bei unserer Kundschaft.

Das war nachvollziehbar eine sehr entscheidende Erkenntnis für euch. Nun gibt es ja viele Anbieter im Personalwesen – was macht denn eure Personalgewinnungsagentur gegenüber der Konkurrenz so besonders?

Florian Ngjela: Wie schon erwähnt, bieten viele Agenturen einfach nur Werbeanzeigen für Fachkräfte an, lassen die Unternehmen dann aber mit unqualifizierten Bewerbungen alleine. Wir gehen einen Schritt weiter. Unser System sorgt dafür, dass sich bei den Pflegebetrieben nur wirklich passende Kandidaten vorstellen. Dabei nehmen wir unseren Auftraggebern den gesamten Prozess ab – von der Kampagnenschaltung bis zur Vorqualifizierung der Bewerber. Nur die Gespräche müssen sie selbst führen, doch auch hier stehen wir mit Rat und Tat zur Seite.

Sebastian Teich: Hinzu kommt, dass wir die Branche aus erster Hand kennen. Wir wissen, wie stressig der Alltag dort ist und dass Personalverantwortliche keine Zeit haben, sich durch Hunderte ungeeignete Bewerbungen zu arbeiten. Daher liefern wir ausschließlich qualifizierte Bewerber und unterstützen ebenso dabei, diese erfolgreich ins Team zu integrieren.

Nun hat ja insbesondere die Pflege enorm mit dem derzeitigen Fachkräftemangel zu kämpfen. Wie schätzt ihr die Situation ein und welche Fehler seht ihr bei denjenigen Unternehmen, die am stärksten betroffen sind?

Sebastian Teich: Die Situation ist kritisch und wird sich in den kommenden Jahren voraussichtlich weiter zuspitzen. Der demografische Wandel führt dazu, dass mehr und mehr Menschen pflegebedürftig werden, während gleichzeitig immer weniger Fachkräfte nachrücken. Viele Einrichtungen stehen unter Druck und greifen deshalb zu kurzfristigen Lösungen wie Zeitarbeit oder teuren Personalvermittlungen. Das löst aber nicht das eigentliche Problem.

Florian Ngjela: Ein großer Fehler ist die Denkweise zahlreicher Betriebe, dass sich die Pflegekräfte aktiv bei ihnen bewerben würden. Doch das Blatt hat sich gewendet: Unternehmen müssen sich heutzutage bei den Fachkräften bewerben, nicht umgekehrt. Wesentlich ist in diesem Kontext, dass viele Firmen ihre Sichtbarkeit vernachlässigen und ihre Attraktivität als Arbeitgeber kaum darzustellen vermögen. Im Resultat führen diese Umstände dazu, dass sie gar nicht erst in die engere Auswahl bei potenziellen Bewerbern kommen.

Sebastian Teich: Ein weiteres Problem ist die Art, wie Bewerbungsgespräche geführt werden. Wir haben festgestellt, dass viele unserer Kunden zwar genug Bewerbungen erhalten, aber dann Schwierigkeiten haben, diese auch in Einstellungen umzuwandeln. Die Dialoge mit den Kandidaten sind oft zu formell oder zu wenig auf die jeweiligen Bedürfnisse und Wünsche zugeschnitten. Pflegekräfte suchen in der Regel nach Menschlichkeit, Wertschätzung und einem stabilen Arbeitsumfeld. Unternehmen, die das nicht vermitteln können, verlieren die Bewerber kurzerhand und verbindlich an die Konkurrenz.

Florian Ngjela: Ja, das sind die Tatsachen. Und aus diesem Grund haben wir unser Coaching-Programm entwickelt. Wir zeigen unseren Auftraggebern, wie sie Bewerbungsgespräche so führen, dass sie die Kandidaten wirklich für sich gewinnen können. Wer die Psychologie im Bewerbungsgespräch versteht und mit allen Persönlichkeitstypen richtig umgeht, hat nicht mehr mit Vorwänden wie „Ich muss mal eine Nacht drüber schlafen“, „Ich muss noch die anderen Bewerbungsgespräche abwarten“ oder „Ich werde mich melden“ zu kämpfen. Seitdem wir diese Schulungen anbieten, kommt es bei unseren Kunden zu deutlich mehr Einstellungen.

Das klingt, als seid ihr genau der richtige Sparringspartner für Pflegeunternehmen im Kampf um Fachkräfte. Nun hattet ihr bereits erwähnt, dass es gleich von Beginn an keine Schwierigkeiten gab, geeignete Kandidaten zu finden. Man könnte jedoch vermuten, dass diese mit Angeboten überrannt werden müssten. Wie schafft ihr es, die Talente für euch zu gewinnen?

Sebastian Teich: Der Schlüssel liegt darin, die Sprache der Bewerber zu sprechen und sie genau dort abzuholen, wo sie sich aufhalten – nämlich in den sozialen Medien. Wir setzen auf Social Recruiting und entwickeln Kampagnen, die nicht wie klassische Werbung aussehen, sondern sich nahtlos in den Feed der Zielgruppe einfügen. Dadurch erregen wir Aufmerksamkeit und schaffen Vertrauen.

Florian Ngjela: Ein weiterer Punkt ist unser Bewerbungsprozess. Viele Unternehmen verlieren Kandidaten, weil die Verfahren zu kompliziert oder langwierig sind. Wir machen es potentiellen Interessenten extrem einfach: Kurze, mobil-optimierte Formulare ohne Verpflichtung, direkt den Lebenslauf offenzulegen – und eine sehr schnelle Reaktionszeit unsererseits. Sobald sich jemand bewirbt, wird er innerhalb weniger Minuten kontaktiert.

Sebastian Teich: Zudem sorgen wir dafür, dass keine anonymen Anzeigen geschaltet werden, sondern dass der Inhalt dazu geeignet ist, unmittelbar eine emotionale Verbindung zum jeweiligen Betrieb aufzubauen. Durch authentischen Content, eine wertschätzende Kommunikation und gezieltes Employer Branding stärken wir die Identifikation mit dem potenziellen Arbeitgeber. Mitarbeiter-Testimonials setzen wir dabei gezielt in der Employer-Branding-Strategie ein, nicht jedoch direkt in Werbekampagnen. Diese klare Trennung zwischen Content-Marketing und Anzeigen ermöglicht eine effektive Wechselwirkung – und genau das macht den entscheidenden Unterschied.

Ihr arbeitet mit den Unternehmen ebenfalls aktiv an deren Präsenz und Image. Was müssen Pflegeeinrichtungen tun, um als Arbeitgeber attraktiv zu bleiben und wie unterstützt ihr sie dabei?

Florian Ngjela: Oftmals unterschätzen die Betriebe den Wert einer starken Arbeitgebermarke. Heute geht es nicht ausschließlich ums Gehalt. Pflegekräfte suchen nach Wertschätzung, einem guten Team und Entwicklungsmöglichkeiten. Arbeitgeber müssen daher ihre Werte nach außen kommunizieren – und genau dabei helfen wir. Wir entwickeln gemeinsam mit unseren Kunden eine klare Positionierung, die authentisch ist und somit die passenden Bewerber direkt anspricht.

Sebastian Teich: Hierzu ein Beispiel: Wir erstellen für unsere Auftraggeber unter anderem professionelle Videos und Social-Media-Content. Kandidaten wollen sehen, wie es wirklich ist, in dem Unternehmen zu arbeiten. Ein unverfälschter Einblick in einen Betrieb ist oft entscheidender als jede Stellenanzeige. Dazu gehören neben klassischen Imagefilmen auch Tatsachen rund um den Arbeitsalltag. Mitarbeiterinterviews, Behind-the-Scenes-Clips oder auch trending Challenges bauen wir ebenfalls ein und schaffen damit insgesamt das Vertrauen zum Aufbau einer emotionalen Verbindung zwischen den Bewerbern und den Unternehmen.

Florian Ngjela: Darüber hinaus optimieren wir auch die gesamte digitale Präsenz unserer Kunden. Eine moderne und ansprechende Karriereseite mit einfachen Bewerbungsprozessen ist essentiell, um potentielle Mitarbeiter schon frühzeitig zu motivieren. Die Art und Weise, wie ein Betrieb online auftritt, entscheidet oft darüber, ob sich eine Pflegekraft überhaupt bewirbt oder nicht. Bewertungen über Portale wie Kununu und auch Google Business sind zusätzlich essentiell für den Background Check. Die besten Mitarbeiter bewerben sich nicht einfach irgendwo, sondern wollen auch von unparteiischen Dritten ehrliche Einblicke erhalten.

Dank eures Ansatzes haben Pflegeeinrichtungen also eine reelle Chance, dem Fachkräftemangel zu trotzen. Zuletzt noch ein Blick in die Zukunft: Wohin geht die Reise und wo seht ihr MedArbeiter in fünf Jahren?

Sebastian Teich: Unser Ziel ist klar gesteckt: Wir wollen die Nummer eins in der nachhaltigen Personalgewinnung für die Pflegebranche werden. Der Fachkräftemangel wird sich weiter verschärfen, und genau hier setzen wir an. Uns geht es nicht nur um kurzfristige Lösungen, sondern darum, dass Unternehmen langfristig erfolgreich sind und Personal dauerhaft binden können.

Florian Ngjela: Wir sehen uns als Vorreiter in der Branche und streben perspektivisch die Marktführerschaft an. Unser Ansatz geht weit über reines Recruiting hinaus. Wir unterstützen Pflegebetriebe dabei, sich als attraktive Arbeitgebermarke zu positionieren und die richtigen Strukturen zu schaffen, um auf lange Sicht wettbewerbsfähig zu bleiben. In den kommenden Jahren soll MedArbeiter die erste Adresse sein, wenn es um moderne und effektive Personalgewinnung in der Pflege geht.

Sebastian Teich: Neben der Gewinnung von Fachkräften stehen Pflegeunternehmer vor Herausforderungen, die viel tiefer greifen. Wir verstehen uns hierbei als strategischen Partner, um Pflegeeinrichtungen sicher und stabil durch die aktuelle wirtschaftliche und politische Lage zu manövrieren. MedArbeiter wird dabei mehr als nur ein Dienstleister sein – wir sehen uns als strategischer Partner für alle Pflegeunternehmer.

Das hört sich nach einer spannenden Zukunft an! Herzlichen Dank für das interessante Gespräch und natürlich weiterhin viel Erfolg mit MedArbeiter.